郵便物への心を込めた返信マナー

手紙は、人と人との絆を深める貴重な手段です。特に大切な人からの郵便物には、心を込めて返信をしたいもの。

この記事では、日常生活や特別なシーンにおける返信のマナーを紹介します。感謝の気持ちを形にし、相手に喜んでもらうためのポイントを掘り下げていきましょう。

結婚式招待状の返信マナー

結婚式の招待状に対する返信には、特定のエチケットとフォーマットが存在します。

招待を受けた側として、新郎新婦への敬意を示すためにも、これらのエチケットとフォーマットを遵守することが重要です。

この記事では、結婚式の招待状への適切な返信方法に焦点を当てます。返信の基礎から、正しい書き方、さらには不参加を伝える際の適切な方法や、返信用のメッセージ例を詳しく説明していきます。

招待状の返信はいつまでに

出席する場合は招待状を受け取った後2〜3日以内には回答を送るべきで、遅くとも1週間内には応答することが礼儀とされています。新郎新婦はゲストの返答を基に結婚式の出席者数を調整し、座席計画を立てますので、返信が遅れると結婚式の準備に支障を来たすことがあります。口頭やSNSで出席の意向を示していたとしても、招待状への正式な回答は必須です。

欠席の場合は返信を急がず、一週間ほど待ってからの返信が望ましいです。これは、可能な限り出席を試みる姿勢を示すためです。
ただし、招待状に記載された返信期限の直前での返信は礼儀を欠く行為となり得るため注意が必要です。スケジュール調整が必要な場合は、事前に電話やSNSで連絡し、返信可能な時期を伝えておくと良いでしょう。
最終的に出席が難しい場合は、欠席の旨を返信することが一般的です。

招待状の返信の書き方

返信封筒（はがき）に関するマナーを詳しく説明！

返信用封筒には官公庁へ戸籍謄本等の請求を行うような時に返信用封筒を自分で作成する場合と、受け取った返信用封筒を送る場合の2種類があります。

返信封筒（はがき）を自分で作成する場合　(送る場合）

この場合、封筒の表面には差出人の住所、郵便番号、そして氏名、又は所属する会社名を記入します。氏名や会社名の後には、「行」の文字を添えるのが一般的です。

「宛」と書くことも間違いではありませんが、慣例としては「行」の使用が推奨されています。

また、会社名を記載する際には、略称ではなく「株式会社」「有限会社」のように正式な表記を使用し、名前の間にはスペースを空けます（例：「株式会社　東京商事　行」）

封筒が縦書きの場合、数字は算用数字ではなく漢数字で記述することがマナーとされていますが、横書きでは漢数字も算用数字もどちらも使用可能です。

さらに、受け取り側が「様」「御中」への書き換えを容易に行えるように、「行」を配置する際は、縦書きでは左側へ、横書きでは下側へ少しオフセットして記載することが推奨されます。

返信用封筒の裏面は通常、何も記入せずに白紙のままにするのが一般的です。返信の際に相手に余計な手間をかけさせないために、送り先の情報を予め記載することもありますが、標準的なマナーとしては空白にしておくことが推奨されます。ただし、これは固定のルールではなく、状況や相手のニーズに応じて、住所を記載するかどうかを選択してください。

返信用封筒を自分で作成して送る場合、適切な料金の切手を張り付ける事が一般的です。特に就職活動の場合には注意が必要です。

送られてきた返信用封筒（はがき）を送る場合　（受け取った場合）

送られてきた返信用封筒には通常、送り先の住所・氏名、若しくは企業名があらかじめ書かれている場合が多いと思います。その封筒を送る際には氏名や企業名の後に書かれている「行」や「宛」の文字を二本の線で取り消し、その横に個人宛てなら「様」を、企業や団体宛てなら「御中」を新たに記入することが礼儀とされています。

しかし、最近は返信作業を受け取り側に負担させないために、初めから「様」「御中」を記載しているケースもあります。

裏面には自分の住所、名前（社名、部署名）を書きます。もしくは返信先があらかじめ差出人の住所・氏名の記入欄が設けられている場合は、そちらに記入します。記入欄の名前や住所にお名前やご住所の様に「お」や「ご」が付いている場合は二本線で取り消しておきましょう。

企業から送られてきた返信用封筒には送り主が切手を貼らないでも良い様に料金受取人払郵便のスタンプが印刷されている事が多いので切手を貼る必要はありませんが、スタンプの下にある差出有効期限の日にちは確認する必要があります。

また官公庁から送られてきた返信用封筒には上記スタンプが押されていない事が多く、切手を貼らないと戻ってきてしまう事になりますので注意が必要です。（「切手を貼ってください」の文字が入っている。）

「御中」と「各位」の適切な使用法

「御中」の用法について疑問を抱えている方も少なくないかもしれません。「封筒にどのように記載すれば良いのか？」といった質問に答えるため、本記事では「御中」の適正な使い方、そして返信封筒に記入する際のポイントについて紹介します。

間違った使い方をしてしまうと、就職活動などで不利になる可能性があります。また、「御中」だけでなく、「様」や「各位」の正確な使用方法についても解説します。

御中を使うケースとは？

「御中」という敬称は、組織や集団宛ての通信、例えば企業や教育機関への手紙や電子メールで用いられます。宛名が個人である場合は「様」が適切ですが、企業名や部門名を記載する際には「様」ではなく「御中」を使用します。

特に、求職活動において履歴書や職務経歴書を郵送する、または人事部へのメール送信時などに度々使用します。特定の人物宛ての場合は「様」を、担当者が特定できない場合は「御中」を用いることが一般的です。また、「採用ご担当者様」と表記する方法もあります。

ビジネスの場でよく見られるのは、取引先や顧客へ商品のカタログや新しいサービスの提案書を送付する際などです。この文脈での「御中」の使用方法と、返信封筒での使用時の細かなマナーについては、後述のセクションで具体的に説明します。

「各位」を使うケースとは

「各位」という表現は、「皆様」や「皆様方」と同等の意味を持ち、敬意を込めて全員に向けて使われます。この言葉は、特定の部門やチーム、さらには幅広い関係者にメッセージを送る際に「●●部各位」「関係各位」といった形で用いられます。

複数の受取人に対して使われる点で「御中」と似ていますが、「御中」はメッセージを部署内の誰かに読んでほしい場合、「各位」は全員個別に読んでほしいのかと言う違いがあります。

「各位」は、「御中」と違って企業名や個人名には通常使われません。「○○株式会社　各位」「△△各位様」といった使い方は誤りです。しかし、「お客様各位」「お得意様各位」のような場合は例外とされ、この用法は受け入れられています。これは「お客様」「お得意様」という言葉が「様」を含む一つの単語として扱われ、敬称が重複することにはならないからです。

メールを社内の異なる部署に送る場合も「各位」の使用が推奨されます。「御中」の使用がマナー違反とされるわけではありませんが、社内であるにも関わらず具体的な担当者を指名しないのは、「事前の確認が不足しているのではないか」と見られる可能性があります。